Inviter des participants par courrier électronique

Pour inviter des participants par courrier électronique, suivez ces instructions :

1. Cliquez sur l'onglet "Sondages" situé dans le haut de l'interface graphique.

2. Sélectionnez le sondage pour lequel vous voulez inviter des participants dans la liste de sondages située en dessous du petit onglet "Sondages" situé à gauche de l'interface graphique.

3. Cliquez sur le bouton "Gérer" .

4. Dans la fenêtre qui s'est ouverte, cliquez sur le bouton "Inviter" pour lancer l'assistant d'invitation.

Étape 1 - Modèle de message d'invitation

Cette étape va apparaître seulement si vous avez créé un modèle de message d'invitation. Vous pouvez optionnellement sélectionner un modèle de message d'invitation.

Vous pouvez également céduler les invitations pour une date ultérieure en entrant une date et une heure dans le champ "Invité pour le".

Vous pouvez également mettre une date d'expiration pour les invitations en entrant une date et une heure dans le champ "Expire le".

Étape 2 - Langues du message d'invitation

Cette étape apparaît seulement si votre compte est multilingue.

Si votre compte est multilingue, choisissez une ou plusieurs langues dans lesquelles vous voulez envoyer vos messages d'invitation et cliquez sur le bouton .

Vous pouvez également changer l'ordre des langues dans les messages d'invitation en utilisant les boutons  et .

Étape 3 - L'information que vous allez fournir pour les participants à inviter

Dans cette étape, choisissez les champs d'informations dont vous disposez pour les participants à inviter. Pour inviter des participants par courrier électronique, au minimum, vous devez sélectionner le champ "Courrier électronique". Le prénom et le nom de famille son optionnel. Vous pouvez également choisir n'importe quel champ du sondage pour pré-remplir de l'information.

Vous pouvez rendre les invitations anonymes en cliquant la case à cocher "Invitations anonymes". Lorsque cochée, l'information personnelle (prénom, nom de famille, courrier électronique) entrée sera utilisée pour créer les courriers électroniques personnalisés pour chaque participant, mais l'information personnelle ne sera pas sauvegardée, donc il ne sera pas possible d'associer des réponses à un participant inviter par courrier électronique.

Vous pouvez également ajouter les participants sans envoyer de courriers électroniques en cochant la case à cocher "Ne pas envoyer de courrier électronique d'invitation, sauvegarder les informations seulement".

Étape 4 - Information des participants

Dans cette étape, pour chaque participants que vous désirez inviter, entrez les informations pour chaque champ sélectionné dans l'étape précédente. Les informations de chaque participant doivent être entrées sur une ligne séparée. Les différentes informations de chaque participant doivent être séparées par une virgule. Par exemple : John,Doe,john.doe@internet.com.

Vous pouvez importer l'information des participants à inviter en utilisant un fichier Excel. Le fichier Excel doit avoir une première rangée qui contient le nom de chaque information (prénom, nom, courrier électronique, etc.) dans une colonne séparée. Les informations de chaque participant doivent être sur des lignes séparées. Voici un exemple :

Étape 5 - Réponses pré-complétées pour tous les participants invités

Dans cette étape, vous pouvez initialiser les champs/questions du sondage avec des valeurs par défaut. Les réponses de tous les participants invités seront initialisées avec les valeurs spécifiées.

Étape 6 - Mise en page des messages d'invitation

Le champ "Nom de provenance du message d'invitation" contient le nom de l'expéditeur du courrier électronique que les participants vont voir dans leur boîte de réception.

Le champ "Adresse de courrier électronique de provenance du message d'invitation" contient l'adresse de courrier électronique à laquelle seront envoyées les réponses si un participant répond au message d'invitation.

Il y a un onglet pour chaque langue de votre message d'invitation. Pour chacune des langues, entrez le sujet de votre message d'invitation dans le champ "Sujet du message d'invitation". Vous pouvez ensuite modifier le modèle de courrier électronique d'invitation. Un modèle par défaut de courrier électronique d'invitation va apparaître pour chaque langue. Le modèle contient des Balises qui vont être remplacées lorsqu'un message personnalisé sera envoyé à chaque participant. Chaque balise est encadrée par les caractères "$$".

Pour ajouter une Balise à votre message, suivez ces instructions :

1. Dans le message d'invitation, placez le curseur à l'endroit où vous désirez ajouter la Balise.
2. Sélectionnez le champ pour lequel ajouter une Balise dans la liste "Champs".
3. Cliquez sur le bouton "Ajouter".
4. Cliquez sur le bouton "Ajouter".
5. La balise apparaîtra dans le message et elle sera remplacée par sa valeur lors de l'envoi du message personnalisé pour chaque participant invité.

Par défaut, les messages d'invitation sont envoyés en texte brut. Vous pouvez les transmettre en format HTML en cochant la case à cocher "Envoyer les courriers électroniques d'invitation en format HTML".

Si vous avez choisi un modèle de message d'invitation dans l'étape 1 et que vous avez fait des changements au modèle dans l'étape de mise en page, vous pouvez sauvegarder les changements au modèle en cochant la case à cocher "Mettre à jour le modèle de message d'invitation". Si vous n'avez pas choisi un modèle de message, vous pouvez sauvegarder votre message comme modèle pour le réutiliser en cochant la case à cocher "Sauvegarder le message d'invitation comme modèle".

Les balises disponibles dans les messages d'invitation

Les balises suivantes sont disponibles. De plus, tous les champs d'information/question d'un sondage seront également disponibles. Par contre, ces champs d'information/question contiendront une valeur seulement s'ils ont été initialisés avec une valeur par défaut.